Regelwerk

Im Gegensatz zu gestressten Weihnachtseinkäufern hatte ich in den vergangenen Tagen etwas Zeit - und vor allem Musse - mal ein paar Gedanken zusammenzutragen, warum Business Rules (respektive Business Rules Management = BRM) gerade für die Finanzindustrie so interessant sind. Wichtig auch gerade nach solch dramatischen Entwicklungen wie sie die aktuelle Finanzkrise mit sich bringen.
Die Erhöhung von Marktanteilen ist eher ein schwieriges Unterfangen (ich vernachlässige solche Abwanderungen von Kunden, wie sie die UBS gerade verkraften muss. Da können die anderen Anbieter für kurze Zeit signifikante Erträge über das Neukundengeschäft  generieren.) Noch schwieriger als Marktanteile zu gewinnen, ist der Erhalt der Margen, wie sie noch vor 10 Jahren möglich waren. Sie schmelzen weg wie Eis in der Sonne Spaniens. Und da schliesst sich der Kreis. In Zeiten, in denen die Geschäft wie geschmiert laufen, werden zu hohe Kosten gern vernachlässigt. In Krisenzeiten wird die Reduktion von Komplexität und damit die Senkung von Kosten zum Schlüsselfaktor.

Selten nahmen sich die Verwalter von Finanzprodukten in der Vergangenheit die Zeit, ihre Prozesse auf Effizienz zu trimmen. Jetzt rächt sich dieses Versäumnis. Einsparungspotentiale sollen in Krisenzeiten von jetzt auf gleich umgesetzt werden. Unter diesen Bedingungen entfaltet der Business-Rules-Ansatz seine höchstmöglichen Vorteile. Denn er hilft sehr rasch vor allem jene Umstände anzupacken, die für die ansteigende Komplexität der Geschäftdsregeln und -prozesse in Banken und Versicherungen verantwortlich sind:

• Geschäftsregeln müssen immer häufiger an marktspezifische und/oder staatliche Anforderungen angepasst werden. Die Anforderungen durch Regulierung wachsen stetig und die Zyklen der Anpassungen verkürzen sich
• Die Kundenbedürfnisse werden immer individueller. Immer mehr Kunden bestehen auf speziell zugeschnittene Verträge und Konditionen, deren Verwaltung teure Ressourcen bindet.
• Neue IT-Lösungen führen zu einer technisch spezifizierten Organisation von Prozessen und Geschäftsregeln. Das führt zu spezialisierten “Sprachen” innerhalb der Unternehmensorganisation - das inzwischen bekannte Phänomen  der Kommunikationsprobleme zwischen IT und Business. Hier ist eine Harmonisierung dringend notwendig.
• Mit der technologischen Umsetzung von Geschäftsprozessen nimmt die Redundanz von Geschäftsregeln zu. Denn die meisten Organisationen binden ein und dieselbe Regel oftmals als reduntante Varianten in die unterschiedlichen Prozesse ein. Das verhindert in steigendem Masse die für Agilität und Flexibilität so notwendige Transparenz in Prozessen.
• Auf Grund der IT-orientierten Umsetzung der Geschäftsprozesse ist eine Änderung von Geschäftsregeln sehr ressourcen- und zeitaufwändig. Prozesse können kaum noch zeitnah und marktorientiert angepasst werden.

Zusammengefasst kann man sagen, die Anforderungen an Verwaltung und Abrechnung von Produkten und Konditionen steigen stetig - Krisen hin oder her. Es braucht ein nachhaltige Lösung - und die sehe ich im Business Rules Management. Denn Business Rules passen wie ein Schlüssel in das Schloss komplexer Geschäftssprozesse. Geschäftsregeln selbst können durchaus unterschiedliche Faktoren und Entscheidungsgrundlagen sein, nach denen ein Unternehmen organisiert ist. Neben staatlichen Gesetzen oder institutionellen Verordnungen können das Arbeitsanweisungen, Verträge oder Checklisten sein. Alles, was den Ablauf betrieblicher Prozesse bestimmt, kann als Regel formuliert und dokumentiert werden. Entscheidend dabei ist, das es für alle Beteiligten dasselbe Verständnis dieser Arbeitsgrundlagen gibt. Regeln sind deshalb

• alltagssprachlich (damit sie vor allem auch von den Businessverantwortlichen verstanden bzw. gemanagt werden können);
• deklarativ (sie beschreiben, was unter welchen Bedingungen geschehen soll;
• eindeutig (Regeln werden so definiert, dass es keine Möglichkeit gibt, eine Regel falsch zu verstehen) und
• unteilbar (eine Regel ist die kleinste Einheit einer Entscheidungsgrundlage und kann nicht mehr zerlegt werden).

Sofort ist ersichtlich, dass diese Anforderungen an Geschäftsregeln eine einheitliche Terminologie innerhalb des Unternehmens zwingend nötig machen. Deshalb gehört zu den Requirements für BRM die Vereinheitlichung des Vokabulars. Netter Nebeneffekt dieser Massnahme ist das verbesserte Verständnis zwischen Business und IT . Da Business Rules in natürlicher Sprache verfasst werden, fallen die Spannungen aus Unverständniss und Missdeutungen weg.

Ziel eines BRM-Projektes ist die (vollständige) Automatisierung von aufwendigen Prozessen - gern für die Verwaltung von Konditionen und Abrechnungen. Diese Prozesse werden durch Regeln gesteuert, die separat von den Prozessabläufen dokumentiert sind (Repository). Alle Regeln werden im Klartext (sprich auch für Business-Fachleute verständlich) zentral verwaltetet. Die Prozessmodelle werden nicht mehr inhaltlich bestimmt, sondern dokumentieren den reinen Ablauf. Im Gegensatz dazu können durch die konsequente Trennung die Geschäftsregeln wieder in Echtzeit an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Diese strikte Trennung ist eben das Erfolgsgeheimnis bzw. eigentlicher Zweck des Business Rules Ansatzes. Jede Änderung an den Businessentscheidungen kann dadurch ohne Eingriffe in die IT-gesteuerten Prozesse umgesetzt werden. Wie in einem Stellwerk. Das gesamte Schienennetz oder auch nur einzelne Weichen müssen nicht mehr erneuert werden, wenn ich die Bedingungen für eine Weichenstellung neu definiere.

Aus meiner Sicht werden die Business Rules in vier Etappen erarbeitet:

1. Geschäftsregeln identifizieren (alle Entscheidungsmomente werden aus den bestehenden Prozessen extrahiert und die Regeln, die zu Entscheidungen führen abgeleitet.)
2. Geschäftsregeln ableiten (alle Regeln, die zu Entscheidungsmomenten führen, werden abgeleitet
3. Verantwortliche und Quellen der Regeln dokumentieren (wer ist für die Regel verantwortlich und welcher Art ist sie - z. B. Preisrichtlinien, Kundenvertrag, Arbeitsanweisung etc.)
4. Geschäftsregeln definieren der (Erarbeiten einer gemeinsam verständlichen Terminologie (Rollen wie z. B. Kundengruppen, Konditionenmodelle etc.)
5. Modellierungsmethoden erarbeiten (wie sollen Geschäftsregeln erfasst und in eine gemeinsame Struktur gebracht werden - Entscheidungstabellen, Regelbäume etc.)
6. Geschäftsregeln im Repository ablegen

Vereinfacht könnte man sagen, mit BRM werden Abrechnungsprozesse und die eigentlichen Geschäftsregeln (z. B. für die Fondsverwaltung) wieder voneinander getrennt. Die Prozesse verbleiben in der Hand der IT, die für deren reibungslosen Ablauf verantwortlich ist. Die Regeln jedoch kehren zurück zu den Fachverantwortlichen. Damit werden Entscheidungen wieder ad-hoc umsetzbar. Es liegt auf der Hand, dass ein Prozessmodell, dass auf Geschäftsregeln fokussiert, alle Voraussetzungen für eine vollständige Automatisierung mitbringt. Die Kosteneinsparungspotentiale sind enorm.

In einem einzigen Satz lässt sich BRM vielleicht so zusammenfassen: Business Rules geben den Geschäftsprozessen die nötige Transparenz zurück, damit unternehmerische Entscheidungen wieder von jenen getroffen werden, die sie tatsächlich zu entscheiden haben. Und es setzt sowohl zeitliche als auch monetäre Ressourcen frei, die ein Unternehmen nicht nur in Zeiten der Krisen sinnvoller einsetzen kann.