Document Shared Services
Braiconn Deutschland hat gemeinsam mit Abobe eine Studie durchgeführt, die sich mit den Potenzialen von Document shared services beschäftigt. Unter Document Shared Services versteht Braiconn
konsolidierte dokumentenbasierte Informationsprozesse im Sinne einer zentral angebotenen innerbetrieblichen Dienstleistung, die auf der Basis einer einheitlichen technologischen Umgebung voll integriert sind und bedarfsgerecht (flexibel) angepasst werden können.
Klingt noch nicht ganz so plastisch. Ich stelle mir vereinfacht gesagt, Prozesse vor, die auf Basis von Formularen angestossen, beeinflusst oder abgeschlossen werden. (Ob die zum Beispiel regelbasiert sind, kann ich da noch nicht herauslesen. Das nur am Rande.)
Einer der wichtigsten Motoren für den Einsatz von Document shared services sollte die Zentralisierung von Standardprozessen sein. Sie haben enormes Potential vor allem zeitliche Belastungen aus dem täglichen Alltag im Management herauszunehmen.
Untersucht wurden 118 Unternehmen zwischen Mai und Juni 2008. Es geht vor allem darum, in welchem Masse Komplexität, Compliance und Kosten bei diesen Prozessen in eine harmonische Beziehung gebracht werden können. Befragte Manager geben bei der Steigerung der Prozessdurchlaufzeigen Steigerungen bis zu 35% an. Das ist viel. Ausserdem konnten Prozesskosten um bis zu 30% gesenkt werden. Die Prozessflexibilität erreichte sogar einen 60%igen Zuwachs. - Zahlen, die jedem Prozessverantwortlichen runter gehen müssten wie Öl. Nach Aussage der Studie wollen 40% der Befragten die Document shared services einführen. Kein Wunder bei den Zahlen. Und diese Zahl ist wohl nur vorübergehende Schätzung, denn die Studie belegt ausserdem, dass Managementlösungen auf Formularbasis auf dem Vormarsch sind.
Diese beeindruckenden Einsparungspotenziale werden jedoch nicht in jedem Unternehmen in diesem Umfang durchschlagen. Denn der Erfolg ist in hohem Masse vom Reifegrad des Unternehmens abhängig. Die Untersuchung ergab, dass viele Firmen, die bereits auf Document shared services setzen, die Formulartechnologien noch nicht vollumfänglich umsetzen. Entsprechend bleiben Potentiale auf der Strecke. Ausserdem bzw. gerade in den Bereichen Personal und Finanzen - prädestiniert für Document shared services, weil sie viele standardisierte Prozesse einsetzen - werden noch viel zu wenige dokumentenbasierte Informationsprozesse eingesetzt.
Weitere Ergebnisse der Studie sind die Wachstumsraten von Document shared services: ihr Einsatz wird im Management immer beliebter. Die Flexibilität in der Unternehmensführung steigt und die Qualität der Daten und Informationen in den Unternehmen verbessert sich deutlich. Document shared services gehören die Zukunft im Management, das ist zumindest eine der essentiellen Aussagen der Studie.
Document Shared Services: Dokumentenbasierte Prozesse im Spannungsfeld von Komplexität, Compliance und Kosten - so lautet der vollständige Titel der Studie und ist als kostenloses PFD-Summary auf der Adobe-Seite zu beziehen. Von dort gibt es auch Zugang zur ausführlichen Version, die Preisgabe einiger persönlicher Daten vorausgesetzt.
