Schwierigkeiten im Prozessmanagement
Habe einen lohnenden Artikel bei Jim Sinur (Perspectives on Business Process Management) gefunden, dessen Aussagen ich vollkommen beipflichten möpchte. Er beschreibt fünf Gründe, die aus seiner Sicht mit Sicherheit dazu führen, das ein Business Prozessmanagement zum Scheitern verurteilt ist.
1. Das Management unterstützt BPM nur halbherzig.
Einer der entscheidenden Umstände für erfolgreiches Business-Prozessmanagement ist die Unterstützung aus der Geschäftsleitung. Der Hauptgrund hierfür - es gibt zuwenig Geschäftsführer, die die Dringlichkeit von professionell geführten BPM verstanden haben und deshalb BPM ungeteilte Aufmerksamkeit zuteil werden lassen.
Wenn es an ausreichender Unterstützung durch die Geschäftsleitung fehlt, hilft möglicherweise ein Visionär im Unternehmen weiter, der verinnerlicht hat, dass gute Prozesse immer eine Erhöhung der Produktivität bedeuten - und der natürlich die nötige Kompetenz besitzt, Werkzeuge für diese Visionen einzufordern. Meistens jedoch müssen Business-Prozessmanager ohne diesen Support auskommen. Alles was jetzt eigentlich hilft, ist ein Modellprozess in kleinerem Masstab, der in wenigen Monaten umgesetzt werden kann. Wiederholbare - sprich kalkulierbare Wirkungen - sind es, die die Unterstützung eines Business Prozessmangementes realistisch werden lassen.
2. Umfang oder Zweck sind falsch - schöner Alternativtitel im Original: Know when to hold them; Know when to fold them
Fast jedes längere Projekt krankt an diesem Phänomen: die schleichende Verschiebung des Prozessprojektes auf ein anderes Ziel oder andere Anforderungen hin. Und wie für alle Projekte gilt eigentlich: einen möglichst grossen Abstand zwischen seinem Projekt und diesem Phänomen herzustellen. Grundsätzlich gilt: aus den Iterationen und Schleifen lernen! Wenn sich herausstellt, dass andere Ansätze erfolgreicher sein werden, dann sollten die Rahmenbedingungen für das Prozessmanagement angepasst werden. Dieses Gleichgewicht zwischen Anpassungen und Neudefinitionen ist nicht Ohne. Es braucht Augenmass und Erfahrungen, um zum besten Zeitpunkt die richtige Entscheidung für das Prozessmanagement zu treffen.
3. Lückenhafte Kenntnisse im Prozessmanagement
Der Hauptfokus für jede erste BPM-Phase dreht sich um das Aufdecken von Prozessen, die zu seinem gesamten Umfeld gehören. Wie wichtig sie ist, fasst Jim Sinur treffen zusammen
If you can’t or won’t bring in outside help, then learning about process discovery to enable organizational and/or actual process changes that are manual in nature is crucial.
Für den erfolgreichen Ausgang eines Prozessmanagements ist eigentlich ein Blick von aussen fast zwingend nötig. Ist der nicht möglich, müssen die Prozesse bis in jeden Winkel des Unternehmens bekannt sein und vor allem zum Zeitpunkt einer initialen Prozessmanagementaufbereitung “rund” laufen.
4. Wiederholtes Prüfen fällt aus
Eine wesentliche Gefahr bei der Entwicklung von BPM besteht darin, dass das wiederholte Validieren der Prozesse unterbleibt. Denn im Gegensatz zu anderen sind die Methodologien im Prozessmanagement von Natur aus iterativ. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten im Prozess selbst wie während seiner Entwicklung ist entscheidend für den Erfolg. Es besteht ein fortwährendes zirkulatives Verhältnis zwischen dem Team, dass die Prozesse ableitet, entwickelt und dem Team, dass die Prozesse schliesslich anwenden wird, denen sie kurz gesagt “gehören”. Wenn hier nicht permanent ein gegenseitiges Prüfen und Absprechen stattfindet, war saloppgesagt der ganze Aufwand für die Katz.
5. Erfolge ohne Hebelwirkung
Bei jedem Prozessmanagement ist es wichtig, Gelerntes für zukünftige BPM-Aktivitäten zur Verfügung zu stellen. Es ist wichtig für jedes neue Projekt, das gestartet wird. Einer der entscheidenden Fehler ist es, selbst kleinste - scheinbar unwichtige - Erfolge nicht weiterzugeben. Menschen lieben es, Fortschritte zu sehen. Selbst ergebnislose Resultate haben jenen Vorteil: sie können Unterstützung generieren und eine neue Dynamik ins Projekt holen. Sobald ein Projekt soweit ist und echte Prozesse abgebildet werden können, ist eine gute Gelegenheit sie auch in Aktion zu zeigen.
Nachdem ein BPM-Projekt umgesetzt wurde, ist es absolut notwendig, einen Nachbearbeitungsbericht zu verfassen. Darin werden die gelernten Lexionen und die erzielten Vorteile veröffentlicht.
Eine Schlussbemerkung, die ich fast wörtlich von Jim einholen möchte, weil sie wieder mal so schön plastisch ist: Es gibt viele Wege, die Entwicklung eines Prozessmanagemenes in den Sand zu setzen. Man muss einfach wissen, wo die Schlaglöcher sind auf der Strasse, die man befahren will - dann kann man sie elegant umfahren.
